Le choix d'un espace de bureau peut s'avérer très difficile, car votre décision aura de nombreuses répercussions sur votre entreprise. Un mauvais emplacement, par exemple, peut vous faire perdre des employés ou des clients. De plus, vous devez baser votre choix sur les besoins futurs de votre entreprise, et pas seulement sur votre situation actuelle.
Étant donné que les propriétaires préfèrent les baux d'une durée de trois à cinq ans, les entrepreneurs doivent examiner attentivement ces questions avant de signer la ligne pointillée :
Mon entreprise a-t-elle la possibilité de se développer ?
Toute entreprise doit tenir compte non seulement de ses besoins immédiats, mais aussi de la croissance et d'autres facteurs susceptibles de modifier les besoins en espace au cours du bail. Si vous ne pouvez pas vous permettre de prendre un espace supplémentaire pour vous permettre de vous développer, essayez de négocier une durée de bail plus courte ou d'ajouter au bail une clause vous donnant le premier droit de négociation sur tout espace adjacent qui deviendrait vacant.
Est-ce le bon endroit pour mes employés clés ?
Réfléchissez à l'endroit où vivent vos employés clés et vérifiez si l'espace leur convient. Un trajet long et coûteux peut les inciter à chercher un emploi ailleurs.
L'emplacement est-il pratique pour les clients ?
Il est également important que votre bureau soit accessible aux clients, car les coûts de transport continuent d'augmenter et les gens ne sont peut-être plus aussi disposés à se déplacer pour fréquenter votre entreprise. Si vous quittez une zone urbaine pour un local moins cher en banlieue, demandez-vous si la réduction des dépenses compensera la perte éventuelle de clients.
Ce bureau envoie-t-il le bon signal ?
Pensez au signal que vous voulez envoyer lorsque vous choisissez votre bureau. Votre bureau sera bien plus qu'une collection de postes de travail ; il sera aussi un signe pour les autres de l'importance de vos revenus. En revanche, si vous ne dépensez pas assez, les gens risquent de s'interroger sur la santé financière de votre entreprise.
Y a-t-il des coûts cachés dont je ne tiens pas compte ?
Calculez le coût total de l'espace - loyer, services publics, coûts de construction, frais de déménagement et autres coûts qui peuvent ne pas être évidents.
Quelle est la situation en matière de stationnement ?
Il est important de tenir compte du nombre de places de stationnement disponibles sur le site proposé, ainsi que du coût potentiel pour les employés et les clients. Si le nombre de places de stationnement est limité, y a-t-il un endroit où les employés peuvent se garer pour que les clients bénéficient des places les plus pratiques ? Négocier des tarifs spéciaux pour les employés et valider les tickets de stationnement des clients sont de bonnes idées, mais elles doivent être prises en compte dans votre budget.
Le bureau est-il conforme à l'ADA ?
Avant de choisir un immeuble, assurez-vous que le propriétaire est responsable de la mise en conformité avec l'Americans with Disabilities Act. Par exemple, la loi stipule que les portes des bureaux doivent avoir une largeur d'au moins 32 pouces et nécessiter une force de moins de cinq livres pour s'ouvrir, tandis que la moquette dans les zones ouvertes au public doit être fixée au sol avec un poil de moins d'un demi-pouce.
Pourrais-je envisager de partager un bureau ?
Partager des locaux avec une autre entreprise permet d'économiser de l'argent non seulement sur le loyer du bureau, mais aussi sur le coût des espaces communs tels que les cuisines et les salles de bains. Pour les références, il est idéal de partager avec des entreprises complémentaires, comme un architecte avec un constructeur ou une société de relations publiques avec un concepteur de sites web. Il doit y avoir un accord formel entre les locataires, même s'il s'agit d'une location au mois.
Que se passe-t-il si je vends mon entreprise pendant la durée du bail ?
Si vous espérez vendre votre entreprise, assurez-vous que le bail est clair en ce qui concerne la responsabilité du propriétaire. De nombreux baux obligent l'entreprise d'origine et ses propriétaires à assumer la responsabilité en cas de défaillance du futur locataire.
Quel est le degré de sécurité du bail et du loyer ?
La dernière chose que vous souhaitez, c'est de vous installer dans un espace, puis de découvrir à la fin de votre bail que votre propriétaire loue l'espace à quelqu'un d'autre ou qu'il augmente considérablement le loyer. Négocier une clause dans le bail initial qui vous donne la possibilité de le renouveler. Bien que les loyers soient généralement négociés au moment du renouvellement, vous pouvez également essayer, dans le contrat initial, de limiter toute augmentation à 5 %.
