La location de bureaux est une décision importante qui nécessite une réflexion et une planification approfondies. La recherche d'un espace de bureau est le premier signe que votre entreprise commence à se développer.
Il est essentiel de trouver un environnement productif pour gérer votre entreprise. Mais vous devez tenir compte des aspects stratégiques et financiers.
Le choix de votre premier espace de bureau à louer peut s'avérer une entreprise accablante. Concentrez-vous sur la bonne décision à prendre pour votre entreprise, vos employés et vos clients.
Le choix que vous ferez peut faire ou défaire votre entreprise. Choisissez des locaux dotés de toutes les commodités nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise.
Il n'est pas conseillé de choisir le bail le plus cher. Il est essentiel de contrôler les coûts et les conditions de location.
Voici neuf éléments à rechercher dans un espace de bureau à louer. Prenez-les en considération pour assurer le succès de votre entreprise.
1. L'EMPLACEMENT EST ESSENTIEL
Il est très important de choisir le meilleur emplacement pour vos employés et vos clients. L'emplacement permettra d'optimiser l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et contribuera aux efforts de recrutement.
Un bon espace stimulera les performances à long terme de votre entreprise. Un mauvais site peut vous coûter cher en termes de capital, de productivité et de talents. Le prix est peut-être l'aspect le plus crucial de la recherche du meilleur emplacement pour votre entreprise.
Pour les espaces commerciaux, tenez compte de ce que font les autres concurrents avant de prendre une décision finale. Analysez la zone et les caractéristiques démographiques de la clientèle. Cela déterminera l'atmosphère de l'entreprise, la fréquentation et le succès de votre entreprise. En ce qui concerne les bureaux, il est essentiel de fidéliser et de recruter des employés, tout en veillant à la commodité et au confort.
Pensez à louer un bureau à une distance raisonnable. Vos employés doivent pouvoir se rendre facilement au travail. Si le bureau est éloigné, ils risquent de devoir chercher un emploi ailleurs.
Vos clients peuvent également avoir besoin d'être proches de vous pour soutenir votre activité. La situation du parking, le voisinage et l'accessibilité de l'espace sont d'autres éléments à prendre en compte. Une entreprise en phase de démarrage a besoin d'un emplacement pratique et sûr pour attirer les clients et les employés.
Si vous n'avez pas encore embauché d'équipe, envisagez un espace de bureau situé dans une zone peuplée des meilleurs talents. À Austin, cela signifie souvent se trouver dans le corridor nord-ouest, entre le centre-ville et le nord d'Austin. À Austin Office Space, nous pouvons vous aider à déterminer le meilleur emplacement pour vos employés actuels et futurs.
Gardez à l'esprit qu'il n'y a rien de tel qu'un espace de bureau parfait. Dressez une liste de tous les équipements essentiels et de l'espace de bureau dont vous avez besoin. Soyez pragmatique afin d'éviter de perdre du temps à chercher un espace "parfait".
Si vous démarrez une petite entreprise, ne vous précipitez pas pour choisir un bureau "chic". Vous ne voulez pas louer un espace et le quitter rapidement, car cela pourrait nuire à votre rentabilité. Faites des recherches approfondies et tenez compte des loyers, car ils jouent tous un rôle essentiel dans votre réussite.
2. ÉTABLIR UN BUDGET
Après l'emplacement, la prochaine préoccupation majeure doit être le budget. Ne commettez pas l'erreur de louer un espace de bureau qui vous endettera.
Avant même de commencer à chercher un bureau à louer, ayez un budget en tête. Il doit vous permettre d'exploiter votre entreprise confortablement.
La location s'accompagne de nombreuses dépenses et il est facile de se laisser submerger par les factures si l'on n'est pas bien préparé. C'est donc le montant que vous êtes prêt à dépenser qui déterminera l'espace de bureau que vous avez l'intention de louer.
Déterminez le coût mensuel que vous êtes prêt à payer. Ils comprennent le loyer, les frais d'assurance, les frais d'entretien et les frais de fonctionnement quotidiens. Le fait de connaître tous ces coûts à l'avance vous permettra de ne pas dépenser plus que vous ne pouvez vous permettre. À Austin, le bail typique comporte des coûts d'exploitation répercutés, appelés bail "triple net" ou NNN, qui doivent être pris en compte en plus du loyer de base.
La location d'un espace de bureau implique un accord juridiquement contraignant pour une période déterminée. Votre objectif est d'améliorer la productivité et la rentabilité de votre entreprise.
La location d'un bureau représente une énorme responsabilité, vous devez donc vous assurer que vous êtes en mesure de vous engager. Renseignez-vous à l'avance sur les éventuels coûts cachés. Il peut s'agir de services de conciergerie et de services publics.
La plupart des propriétaires d'entreprise se concentrent sur le loyer de base et ignorent les frais accessoires. Avant de signer le bail, obtenez des informations détaillées sur le coût réel de l'espace de bureau.
Une fois que vous avez une idée des chiffres, créez un compte de résultat prévisionnel pour un bail à long terme.
Décomposez chaque poste, sachant que le prix peut fluctuer au fil du temps. Évaluez vos dépenses pour voir si elles sont justifiées en fonction des revenus prévus. L'objectif est de s'assurer que l'espace de bureau augmentera votre rentabilité.
3. DURÉE DU BAIL
La signature d'un bail est une étape cruciale dans la location d'un espace de bureau. Elle protège votre entreprise de la charge financière qui peut en résulter.
La location a une durée spécifique. Le contrat de location détermine les conditions du bail sur lesquelles le propriétaire et le locataire se sont mis d'accord. L'examen du bail permet de s'assurer que les deux parties ont un accord clair.
Tous les baux de bureaux sont différents. Même s'ils sont différents, ils sont généralement rédigés en faveur du propriétaire.
En tant que locataire, déterminez si les conditions du bail de bureau sont dans votre intérêt. Prenez en compte les clauses de rupture, les augmentations de loyer, la durée du bail, etc. Chez Austin Office Space, nous pouvons vous aider à négocier les conditions commerciales de votre bail.
Clarifiez ces questions à l'avance pour éviter les malentendus lors des négociations. Le bail doit être clair et simple. Vous devez savoir ce dont vous serez responsable et ce que vous obtiendrez.
Toutes les dispositions doivent figurer dans le bail. Vous ne voulez pas découvrir plus tard que le propriétaire signe le bail au nom d'une autre personne. Ou qu'il augmente votre loyer d'un pourcentage considérable.
Renseignez-vous également sur la caution exigée par le propriétaire. La caution pour la location d'un bureau peut aller de 1 à 12 mois de loyer.
En tant que nouvel entrepreneur, ne vous enfermez pas dans un bail à long terme. Vous devez vous attendre à ce que votre entreprise se développe ou à ce qu'elle fasse des économies au fil du temps. La plupart des propriétaires proposent des baux d'une durée minimale de 3 à 5 ans.
Recherchez les possibilités de sous-location qui offrent des durées plus courtes, généralement de 2 à 3 ans, et qui sont souvent accompagnées de meubles. Il y a de fortes chances que votre entreprise ne dispose plus de l'espace nécessaire avant l'expiration de votre bail.
Renseignez-vous sur la possibilité de résilier le bail à l'avance. Renseignez-vous sur les travaux de remise en état nécessaires avant de quitter les locaux.
4. ÉVALUER LE B TIMENT
Les bâtiments sont conçus à l'aide de différents systèmes d'ingénierie. Leur état peut ne pas être évident au moment de la location. Mais certains problèmes d'entretien sont faciles à détecter, comme des murs fissurés ou des peintures écaillées.
L'évaluation du bâtiment vous aidera à identifier les possibilités de gestion de la consommation d'énergie. Vérifiez si le type de bâtiment et l'espace sont adaptés à votre activité. Vos bureaux sont le reflet de votre entreprise, et vous souhaitez leur donner une bonne première impression.
Avant d'opter pour la location d'un espace de bureau, vous devez vous assurer qu'il est conforme à la législation locale. Le propriétaire doit fournir les équipements de base et assurer la sécurité.
Tenez compte de l'agencement. Un espace de bureau peut sembler plus petit, mais il s'avère plus efficace pour votre équipe s'il est bien aménagé. La lumière naturelle est un atout, car personne ne souhaite travailler dans un environnement qui ressemble à une grotte toute la journée.
Visitez le bâtiment à différentes heures et différents jours de la semaine. Vérifiez que les halls d'entrée, les ascenseurs et les parkings sont bien fréquentés.
Tenez compte du client lorsque vous visitez des bureaux à louer près de chez vous. Observez les impressions que l'environnement donnera à votre entreprise. Décidez ensuite si le bâtiment correspond à votre image de marque.
Visitez plusieurs espaces de bureaux avant de prendre votre décision. Demandez à votre courtier de vous renseigner sur la réputation du propriétaire. Les comparaisons vous aideront à choisir un espace de bureau qui répond à vos besoins.
5. OBTENIR DES CONSEILS PROFESSIONNELS
Négocier les conditions de location de votre bureau est un processus complexe qui prend du temps. Il est préférable de ne pas s'en charger soi-même. Identifiez un courtier commercial réputé, tel que Austin Office Space, qui vous donnera des conseils professionnels.
Choisissez un courtier de votre région qui connaît le marché pour vous aider dans votre démarche. Un professionnel veillera à ce que votre entreprise soit rentable.
Embauchez un courtier qui s'occupe de start-ups et qui est spécialisé dans les négociations de baux. La négociation d'un bail comporte de nombreux termes qui peuvent souvent sembler insurmontables.
Choisissez quelqu'un qui clarifiera ce que vous ne comprenez pas. Votre courtier doit représenter au mieux vos intérêts, et les représentants des locataires uniquement vous fourniront les informations les moins partiales. Demandez autour de vous ou faites une recherche rapide en ligne pour trouver un courtier en immobilier commercial dans la communauté que vous visez.
Si vous ne faites pas appel à un professionnel, vous risquez de signer un bail à l'aveuglette. Un professionnel examinera le contrat en détail et négociera les conditions pour vous en fonction du marché dans votre région.
Son expertise vous fera gagner beaucoup de temps à long terme. Engager un courtier pour négocier les dispositions commerciales du contrat vous permettra d'économiser de l'argent, à la fois sur la durée, sur les améliorations apportées par le locataire et sur l'obtention des taux du marché.
Engagez un avocat pour examiner votre espace de bureau à louer. En tant que propriétaire d'entreprise, travailler avec un avocat spécialisé dans l'immobilier permet de gagner du temps et peut vous aider à comprendre les dispositions juridiques de votre bail. L'examen par un avocat peut en fin de compte vous faire économiser de l'argent en clarifiant les risques juridiques inhérents à votre bail et vous aidera à vous assurer que vous comprenez vos responsabilités et vos droits.
6. COMMENCER TÔT
Tout d'abord, demandez-vous si vous avez besoin d'un espace de bureau. De nombreux entrepreneurs travaillent aujourd'hui à domicile ou dans des espaces de co-working. Si votre entreprise peut fonctionner dans cet environnement, vous pouvez économiser de l'argent. Un espace de travail partagé ou un espace de coworking peut être idéal, car les engagements ont tendance à être plus courts...
Louer un espace de bureau pour la première fois peut être un processus décourageant. Il est essentiel de commencer à chercher tôt, car la plupart des transactions impliquent de nombreux professionnels. L'ensemble du processus peut prendre plusieurs mois. Si vous estimez qu'il est nécessaire de louer un espace de bureau, il est préférable de commencer à chercher une location de bureau six mois à un an avant d'emménager. Vous disposerez ainsi de suffisamment de temps pour prendre une décision prudente et éclairée et vous pourrez engager un courtier pour travailler en votre nom.
Vos prévisions de ventes devraient indiquer à quel moment vous prévoyez de ne plus pouvoir utiliser votre espace actuel. Planifiez donc en conséquence.
7. PRENDRE EN COMPTE LES PRESTATIONS OFFERTES
Les commodités sont disponibles sous diverses formes, comme les épiceries fines ou les centres de remise en forme sur place. Tenez également compte des possibilités de téléphonie mobile et d'accès à l'internet offertes par l'immeuble. Les commodités à proximité peuvent également influer sur votre décision de localisation lorsque vous louez un espace de bureau.
Les commodités sont ce qui permettra à votre entreprise de continuer à prospérer. De nombreux employés et clients apprécient un bureau situé à proximité d'un café ou d'un restaurant. Donnez la priorité aux lieux que vous fréquentez pour des raisons professionnelles, comme les banques ou les salles de réunion.
Le choix d'un espace de bureau doté des meilleures commodités vous permettra d'attirer les meilleurs employés et de stimuler leur productivité et leur moral. Un bâtiment dépourvu d'équipements essentiels à proximité peut entraîner la perte de clients et d'employés au profit d'un concurrent.
Un bon emplacement est également vital pour les entreprises. Il existe un lien entre le bien-être du personnel et l'infrastructure. Les inconvénients liés aux déplacements augmentent le niveau de stress. Choisissez le meilleur des deux mondes en optant pour un site idéal doté d'équipements de première classe.
8. POSER DES QUESTIONS IMPORTANTES
Avant de signer le bail, posez toutes les questions qui vous viennent à l'esprit. Renseignez-vous sur les places de parking allouées à votre entreprise.
Demandez s'il est possible de sous-louer votre espace. Discutez du type d'affichage autorisé par le propriétaire. Tout cela vous aidera à clarifier ce qui est autorisé et ce qui ne l'est pas.
Les réponses aux questions spécifiques que vous vous posez joueront un rôle déterminant dans votre décision finale. Ne commettez jamais l'erreur de considérer le bail fourni comme un document définitif. Classez vos demandes par ordre de priorité avant d'entamer les négociations et demandez à votre courtier et à votre avocat de formuler des suggestions concernant le bail.
Si vous avez beaucoup de demandes, demandez au propriétaire si vous pouvez signer un bail à long terme en guise de concession. Un bail à long terme facilite la volonté du propriétaire de personnaliser votre espace.
Au cours des négociations, dressez la liste de vos demandes éventuelles en matière de services d'assistance. Discutez des besoins particuliers tels que les salles de serveurs, les services d'accueil, etc.
Renseignez-vous également sur les locataires voisins avant de signer le bail. Choisissez un immeuble avec des entreprises qui complètent votre secteur d'activité. Vous augmenterez ainsi vos chances de réussite.
La synergie devient de plus en plus un mot à la mode. L'augmentation de la fréquentation est l'un des avantages du choix d'un espace synergique. Les entreprises sont plus productives lorsqu'elles sont entourées de personnes qui s'entraident.
Toute entreprise a pour objectif de connaître une croissance rapide. Identifiez un espace de bureau qui répondra à vos besoins et vous offrira des options adéquates.
9. UN CADRE DE TRAVAIL FLEXIBLE
Identifier l'espace avec flexibilité. Les options de croissance flexibles sont idéales lorsque vous débutez. Votre entreprise peut rapidement se développer car l'avenir est inconnu. Déterminez si le bâtiment dispose d'espaces adjacents permettant de s'agrandir ou de se contracter à l'avenir.
Emménager dans de nouveaux locaux vous donne l'occasion de procéder à des changements radicaux. Il peut s'agir d'un excellent moyen de développer votre culture d'entreprise. Discutez de ce que les employés doivent conserver dans les nouveaux locaux. Pensez aux améliorations à apporter à l'image de l'employeur et à la marque de l'entreprise.
Les espaces de bureaux flexibles mettent davantage l'accent sur l'identité de votre entreprise. L'ameublement et les rénovations peuvent transformer n'importe quel espace pour qu'il corresponde à vos besoins.
Identifiez l'espace qui conviendrait le mieux à vos employés à l'aide d'une carte thermique. Il devrait être possible de procéder à des ajustements en fonction de la croissance de votre entreprise et de l'évolution de ses besoins.
Les espaces de co-working sont devenus des alternatives populaires aux baux traditionnels. Ils offrent souvent une solution flexible avec des accords à court terme et vous permettent de réduire ou d'augmenter la superficie en fonction de l'évolution des besoins de votre entreprise. Le co-working peut également vous permettre d'ajouter des bureaux supplémentaires si nécessaire. Vous pouvez vous installer rapidement et efficacement, avec peu de temps d'arrêt. L'équipement, la décoration, le mobilier et les autres commodités sont fournis. Vous n'avez pas à vous préoccuper de l'installation de lignes internet ou du recrutement d'un réceptionniste. La plupart de ces services sont inclus dans votre loyer mensuel.
Les espaces de co-working sont souvent conçus pour encourager la collaboration et la créativité. Les membres de l'équipe peuvent utiliser l'espace pour différents projets de manière efficace.
CHOISIR LE MEILLEUR ESPACE DE BUREAU À LOUER
La recherche d'un espace de bureau à louer est une étape importante. Avant de commencer à chercher des locaux potentiels, tenez compte des points ci-dessus.
