N'oubliez pas que votre capacité à négocier un bail de bureaux dépend de l'influence dont vous disposez. Faites vos devoirs. D'autres entreprises se disputent-elles le même espace ? L'espace est-il inoccupé depuis longtemps ? Ces facteurs peuvent faire la différence entre vous et un propriétaire qui insiste sur des conditions onéreuses tout au long du processus de location.

L'espace de bureau est l'une des dépenses les plus importantes d'une entreprise en croissance.

1. Durée du bail

Les propriétaires sont généralement disposés à faire des concessions pour les baux à long terme. Toutefois, les besoins de votre entreprise peuvent évoluer et vous risquez de vous retrouver enfermé dans un bail trop petit, trop grand ou avec un loyer supérieur au marché si la demande d'espace diminue par la suite. Essayez de négocier un bail à plus court terme assorti d'options de renouvellement - un bail de deux ans assorti d'une option de renouvellement de deux ans, par exemple, plutôt qu'un bail de quatre ans.

2. Améliorations apportées par les locataires

Votre nouvel espace peut nécessiter des améliorations ou des modifications. La question de savoir qui paiera pour ces améliorations (nouvelles peintures, nouveaux tapis, reconfiguration de l'espace) dépendra de la tension qui règne sur le marché des bureaux commerciaux dans votre ville.

La plupart des baux types prévoient que le locataire ne peut apporter aucune modification ou amélioration sans l'accord du propriétaire. Demandez une clause stipulant que vous pouvez apporter des modifications ou des améliorations avec le consentement du propriétaire et que ce consentement ne sera pas refusé, retardé ou conditionné de manière déraisonnable. Souvent, vous pouvez négocier une "indemnité d'amélioration locative", c'est-à-dire une somme d'argent convenue que le propriétaire fournira pour les améliorations et les modifications que vous souhaitez apporter.

3. Loyers et indexations des loyers

Certains propriétaires accordent un loyer gratuit pour le premier ou les deux premiers mois du bail. Les loyers fixes sur des baux à long terme sont relativement rares. Parfois, les propriétaires insistent sur des augmentations annuelles basées sur le pourcentage d'augmentation de l'indice des prix à la consommation (IPC). Si votre propriétaire insiste sur les augmentations de loyer, essayez d'obtenir une augmentation de loyer basée sur l'IPC qui n'entre pas en vigueur pendant au moins les deux premières années du bail. Ensuite, essayez d'obtenir un plafond pour le montant de l'augmentation annuelle.

4. Réparations, améliorations et remplacements

Faites attention à une clause qui stipule qu'à la fin du bail, vous devez remettre les locaux dans leur état d'origine. Essayez de négocier une clause qui stipule ce qui suit : "Les locaux seront restitués au bailleur à la fin du bail dans le même état qu'au début du bail, à l'exclusion (1) de l'usure normale, (2) des dommages causés par le feu et des accidents inévitables dont le locataire n'est pas responsable et (3) des modifications approuvées au préalable par le bailleur."

5. Cession et sous-location

Les entreprises en phase de démarrage doivent négocier une clause de cession et de sous-location suffisamment souple pour permettre les fusions, les réorganisations et les changements d'actionnariat. Attention à une clause qui stipule qu'un changement de plus de 50 % de l'actionnariat de la société sera considéré comme une cession interdite sans l'accord préalable du propriétaire. Lorsque l'entreprise se développe et que de nouvelles personnes y investissent, cette clause peut être déclenchée par inadvertance.

6. Essayez d'éviter ces dispositions unilatérales du bail

Les propriétaires utilisent des contrats de bail types qui peuvent être très unilatéraux. Soyez vigilant et négociez sur ces types de dispositions qui sont très favorables aux propriétaires :

Le propriétaire a le droit de répercuter sur le locataire, sans limite, l'augmentation des coûts d'exploitation tels que les taxes foncières, les réparations du bâtiment ou les primes d'assurance. Le propriétaire tente de louer les locaux "en l'état" ou de se dégager de toute responsabilité quant au respect des lois environnementales (par exemple, les problèmes d'amiante) ou de l'Americans with Disabilities Act (loi sur les personnes handicapées). Le propriétaire tente d'obliger le locataire à payer les augmentations d'impôts résultant de la vente du bien. Le propriétaire tente de se réserver le droit de résilier le bail à sa convenance. Le propriétaire tente d'interdire toute possibilité de sous-location ou de cession. Le propriétaire insiste sur la garantie personnelle des principaux actionnaires de l'entreprise.

7. Tenir compte des sous-locations disponibles

Il arrive que des entreprises qui n'ont plus besoin d'autant d'espace sous-louent des bureaux à des conditions avantageuses. Vous serez soumis aux conditions du bail principal conclu avec le propriétaire, que vous devrez donc examiner attentivement. Vous voudrez également limiter votre responsabilité en cas d'augmentation des coûts d'exploitation répercutés par le propriétaire sur le sous-bailleur.

Voici quelques-uns des avantages de la sous-location de locaux commerciaux :

Un espace souvent prêt à l'emploi avec des améliorations intégrées Moins cher et plus facile à obtenir Durée plus courte (la plupart des baux directs avec les propriétaires sont de trois à cinq ans) Meilleures conditions que les baux directs avec les propriétaires Accès possible aux espaces communs, aux zones de réception et aux salles de conférence.

8. Comparaison des taux de location

Lorsque vous cherchez un espace de bureau, assurez-vous de comparer des pommes avec des pommes. Dans le jargon de la location immobilière, la superficie "utilisable" n'est pas la même que la superficie "louable". Pour un espace donné, la superficie utilisable est toujours inférieure à la superficie louable, car la superficie utilisable n'inclut pas les parties communes telles que les couloirs publics, les ascenseurs, les halls d'entrée et les salles de bains dans le calcul global de l'espace total. Veillez donc à utiliser la même méthode de mesure de l'espace lorsque vous comparez les loyers de différents espaces.

9. Envisager de faire appel à un courtier en location

Vous devez pouvoir envisager d'autres choix d'espaces. En fin de compte, si un propriétaire potentiel est difficile à traiter pendant les négociations du bail et qu'il fait des demandes déraisonnables, vous pouvez envisager de louer des bureaux ailleurs.

Un bon courtier en location est essentiel à cet égard et représentera les meilleurs intérêts de votre entreprise. Il vous informera sur le marché actuel, localisera les espaces qui répondent aux paramètres que vous avez définis, organisera des visites et vous accompagnera pour voir ces espaces disponibles, puis préparera des lettres d'offre et négociera avec les propriétaires pour tous les espaces qui conviennent le mieux à votre entreprise.

Ce même courtier travaillera en tandem avec vous et votre avocat tout au long des négociations du bail. Si vous avez besoin d'architectes, de planificateurs d'espace, d'entrepreneurs généraux, de fournisseurs de mobilier, de câblage et d'équipement, votre courtier peut vous aider à créer l'équipe qui travaillera au nom de votre entreprise.

10. Préparer une lettre d'intention au propriétaire

Une bonne façon d'entamer les négociations pour la location d'un bureau est de préparer une lettre d'intention "LOI" à présenter au propriétaire. Cette lettre peut énoncer les conditions essentielles proposées : taux de location, durée du bail, options de renouvellement, etc. Voici un modèle de lettre d'intention pour un bail de bureau que vous pouvez adapter à votre situation particulière.